Ekonomija time management

Objavljeno 20/08/2013 | by Dunja Brljević | Vrijeme čitanja: 3 minutes

Time management – produljivanje rokova

Što se dogodi kada produljimo rokove, nakon što nas  prođe početni osjećaj olakšanja?

Istraživanja sugeriraju da imamo poteškoća s iskorištavanjem dobivenog vremena na pametan način, završimo suočavajući se s identičnim problemom kao i na početku – isti pritisak vremenskog roka, isti stres i osjećaj nedovoljne spremnosti- samo što u ovom slučaju smo izgubili dodatni tjedan ili mjesec ili godinu bez postizanja željenog cilja.

Zašto onda uludo potrošimo dobiveno produljenje roka i što možemo napraviti po tom pitanju? Odgovor na to pitanje traži razumijevanje razloga zbog kojeg to činimo.

Prvi problem – gubitak motivacije

U ranom dijelu prošlog stoljeća istraživači su primijetili da motivacija pojedinca da ostvari cilj se povećava, kako se udaljenost od cilja smanjuje.  Bilo da ste prodavač koji pokušava dosegnuti ciljnu prodaju ili miš koji trči niz tunel kako bi dobio komadić sira, što ste bliži uspjehu, intenzivnije ćete ga slijediti. Psiholozi to uglavnom zovu nesvjesnim mehanizmom „cilj nazire veći utjecaj“, što znači da što ste bliže cilju, što se više cilj nazire u vašem umu – više dominira vašim razmišljanjem i dobiva vašu pozornost.

Kad god se produlji rok, nanovo se povećava udaljenost između vas i krajnjeg cilja, hitniji zadatci će okupirati vašu pozornost, a originalni cilj će venuti u pozadini vašeg uma.

Dnevni ciklus - organizacija vremena

Dnevni ciklus – organizacija vremena

Drugi problem – odugovlačenje

U 2012, IRS je primila više od 10 milijuna poreznih obrazaca za produljenje – broj koji se povećava svake godine. Također raste i broj ljudi koji čekaju do posljednja dva tjedna sezone za podnošenje poreza. A što je uzrok tomu? E-obrasci. Kada je postalo lakše i brže podnijeti porezne obrasce ili obrasce za produljenje, čeka se čak i duže nego prije da to obavimo. E-obrasci smanjuju pritisak, što olakšava ljudima koji su skloni odugovlačenju da odgađaju svoje obveze.

Ljudi koji odugovlače će reći da rade bolje po pritiskom, tako da je OK  što odgađaju, ali to nije točno. Reći  da bolje radiš pod pritiskom, uopće nema smisla, zato što „pritisak“ je samo drugi naziv za „jedva dovoljno vremena za izvršenje zadatka“. Reći da zbog nedostatka vremena ćeš napraviti bolji posao ima jednako smisla kao reći da si odmorniji kada spavaš manji broj sati.

Točnije je reći da ljudi koji odugovlače rade zato što postoji pritisak. Da nema pritiska, ne bi ni radili, a to je razlog zašto je pomicanje rokova zapravo loša stvar za one koji odugovlače. (iako su oni, naravno, oni koji i traže produljenje roka).

Kako želimo provesti dan

Kako želimo provesti dan

Treći problem – loše prosuđujemo koliko nam je vremena potrebno za izvršenje zadataka

Psiholozi to nazivaju zabludom planiranja – raširen trend podcjenjivanja vremena potrebnog za obavljanje gotovo bilo čega – i to se može pripisati  nekolicini različitih predrasuda.

Kao prvo, rutinski ne uzimamo u obzir vlastita prošla iskustava prilikom planiranja. Primjerice, većina studenata ni nakon pet godina uzastopnog pisanja seminara, ne mogu i dalje shvatiti koliko će im vremena trebati da napišu seminar od 10 stranica.

Drugo, zanemarujemo vrlo vjerojatnu mogućnost da se stvari neće odvijati prema planu. Naši planovi imaju tendenciju da budu prema scenariju „u najboljem slučaju“, a posljedica toga je to da si ostavimo vremena dovoljno za izvršenje projekta u slučaju da sve ide glatko i bez problema, što se gotovo nikad ne događa.

Naposljetku, ne razmišljamo o svim koracima ili komponentama koje čine zadatak, niti uzimamo u obzir koliko dugo će svaki dio zadatka potrajati. Primjerice, kada razmišljamo o bojanju sobe, zamišljamo sebe kako valjkom za bojanje brzo nanosimo boju na zidove i mislimo kako nam to neće oduzeti puno vremena, ne uzimajući u obzir činjenicu da ćemo prvo morati pomaknuti ili prekriti namještaj, obložite rubove zida, prozore i stolariju krep trakom, itd.

Ako produljimo rok bez da riješimo problem loše organizacije vremena koja nas je i dovela u nezavidnu situaciju, vrlo vjerojatno ćemo se ponovno suočiti s istim problemom opet.

Kako dobro iskoristit dobiveno produljenje roka?

Ako želimo riješiti prvi i drugi problem – održavanje motivacije i održavanje stresa za one koji odugovlače – moramo pronaći način da smanjimo udaljenost između toga gdje se nalazimo sada i gdje želimo biti. Najučinkovitije rješenje je da si postavimo među-rokove, tako dijeleći veći cilj na manje podciljeve, strateški raspoređene kroz vrijeme. Ti rokovi moraju također biti značajni, jer ako nije bitno što si propustio rok, onda to zapravo i nije stvarni rok.

Kako bi riješili treći problem moramo biti odlučni u planiranju projekta. Točnije, moramo pod obvezno:

Uzeti u obzir koliko nam je vremena bilo potrebno da dovršimo sličan projekt.

Pokušati identificirati što bi sve moglo ne ići po planu.

Podijeliti projekt na korake koje moramo poduzeti kako bi ga dovršili i procijeniti vrijeme potrebno za izvršenje svakog pojedinog koraka.

Ako nije moguće postaviti među-rokove ili osigurati da se poduzmu aktivnosti potrebne da se izbjegnu zablude planiranja, onda si ne bi trebali produljivati rokove, jer je velika vjerojatnost da će se samo izgubiti još vremena.

Foto izvori:
blog.ubmcanon.com
mwpub.com

Tagovi: , , , , , ,


O autoru

mag. oec. - završila Ekonomski fakultet u Osijeku. Rođena na Facebooku 2006. godine. Osnivač i direktor u Guma d.o.o., Trenutno svoje financijske vještine stječe u Projekt gradnji d.o.o. u Slavonskom Brodu.



Comments are closed.

Povratak na vrh ↑
  • ekonomski rjecnik